Logo_Microsoft_Outlook_2013

Microsoft Outlook est une messagerie électronique ainsi qu’un calendrier mais c’est aussi un gestionnaire d’informations personnelles présentées sous formes de contacts et de tâches. Il fonctionne en mode mono-utilisateur ou en mode multi-utilisateurs avec Microsoft Exchange Server.

 

Programme de formation

  • Présentation des différents modules
  • Gestion de l’affichage dans Outlook

la messagerie– Fonctions de base

  • Créer et envoyer un message
  • Accéder aux différents carnets d’adresses d’Outlook
  • Afficher les zone Cc,  Cci, De
  • Insérer un document dans un message
  • Gérer les pièces jointes reçues
  • Insérer un élément Outlook dans un message (rendez-vous, mail, tâche, contact)
  • Répondre à un message
  • Transférer un message
  • Signifier que le message est urgent ou important
  • Interrompre un message
  • Récupérer un message que j’ai dû interrompre pour l’envoyer
  • Différer l’envoi du message
  • Demander un accusé de lecture ou de réception au destinataire
  • Comment vérifier si j’ai demandé un accusé de lecture ou de réception au destinataire ?
  • Marquer le message envoyé d’un suivi pour soi
  • Marquer le message envoyé d’un suivi pour le destinataire
  • Réexpédier le même message pour pouvoir le modifier et le renvoyer
  • Suivre une conversation
  • Nettoyer une conversation
  • Utiliser les catégories
  • Travailler avec les signatures
  • Utiliser les actions rapides
  • Trier, filtrer et regrouper vos messages
  • Rechercher des messages
  • Déplacer, supprimer des messages
  • Utiliser les dossiers personnels
  • Utiliser les dossiers favoris
  • Réponse et transfert automatique en cas d’absence du bureau
  • Outlook aujourd’hui

Le calendrier– Fonctions de base

  • Les différents affichages du calendrier
  • Définir sa plage horaire et la couleur du calendrier
  • Créer un rendez-vous
  • Modifier, déplacer, supprimer un rendez-vous
  • Ajouter à votre rendez-vous un rappel, signalé que c’est urgent, que vous serez occupé(e), disponible ou absent(e) du bureau
  • Signifier qu’un rendez-vous est privé
  • Insérer un éléments Outlook, un document dans un rendez-vous
  • Proposer une réunion
  • Accepter, refuser une demande de réunion ou proposer un nouvel horaire
  • Comment sais-je si tout le monde a répondu à mon invitation ?
  • Utiliser les catégories
  • Gérer les rendez-vous récurrents (qui se répètent plusieurs fois dans le temps)
  • Marquer un événement ponctuel (tel qu’un anniversaire)
  • Transformer un rendez-vous en tâche
  • Trier, filtrer et regrouper les rendez-vous
  • Rechercher un rendez-vous que l’on ne retrouve plus
  • Afficher la fenêtre des rappels déjà émis
  • Gérer les rappels
  • Déléguer son calendrier

Les contacts– Fonctions de base

  • Les différents affichages des contacts
  • Créer un nouveau contact à partir du message reçu
  • Créer, modifier, supprimer la fiche d’un contact
  • Créer, modifier, supprimer un groupe (liste de distribution)
  • Rechercher un contact
  • Trier, filtrer vos contacts
  • Mettre à jour un même contact qui a été créé en double
  • Dissocier deux contacts qui ont été fusionnés
  • Envoyer un mail, un rendez-vous à un contact
  • Voir toutes les activités Outlook échangées avec un contact (ses mails, ses rendez-vous, ses tâches)

Les tâches  – Fonctions de base

  • Créer, modifier, supprimer une tâche
  • Rechercher une tâche
  • Trier, Filtrer la liste des tâches
  • Créer une tâche récurrente (qui se répète plusieurs fois dans le temps)
  • Marquer l’avancement de la tâche
  • Déléguer une tâche à un tiers
  • Transformer une tâche en rendez-vous

La messagerie– Fonctions avancées

  • Choisir les différentes façons d’être averti quand un message arrive
  • Utiliser les Quick parts
  • Utiliser des modèles
  • Les dossiers de recherche
  • Accéder aux différents comptes de messagerie qui sont installés dans Outlook
  • Ajouter un compte de messagerie : une adresse Skynet, Hotmail, Gmail, etc. dans votre Outlook
  • Déléguer sa messagerie
  • Insérer une image dans le corps du message (pas en pièce jointe)
  • Utiliser les flux RSS
  • Utiliser la mise en forme conditionnelle des messages
  • Travailler avec OneNote
  • Gestion du courrier indésirable
  • Utiliser les boutons de vote pour répondre
  • Choisir la personne qui recevra la réponse au message que vous envoyez (si le destinataire clique sur Répondre)

Le calendrier – Fonctions avancées

  • Travailler avec des modèles de RV
  • Utiliser la mise en forme conditionnelle
  • Charger Outlook sur son téléphone portable
  • Envoyer dans un message les rendez-vous de votre calendrier pour une durée spécifiée
  • Créer un calendrier de groupe de travail
  • Publier un calendrier sur Internet

Les contacts – Fonctions avancées

  • Importer/Exporter des contacts
  • Travailler avec des dossiers de contacts spécifiques
  • Réaliser un mailing à partir de vos contacts

L’archivage

  • Définir les éléments qui seront automatiquement archivés ou non
  • Archiver automatiquement les éléments Outlook
  • Comment archiver un élément maintenant ou à une date précise
  • Récupérer les éléments archivés

Utiliser le journal des activités

  • À quoi sert-il ?
  • Choisir les activités qui seront automatiquement mémorisées dans le journal
  • Entrer vous-même les activités dans le journal
  • Gérer l’affichage du journal

Utiliser les notes (post-it)

  • Créer, modifier, supprimer des notes
  • Coller une note dans un document