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Microsoft Outlook est une application de courrier électronique, une messagerie, mais c’est aussi un gestionnaire d’informations personnelles présentées sous formes de contacts, de tâches et de calendriers. Il fonctionne de manière autonome ou en mode multi-utilisateurs avec Microsoft Exchange Server.

 

4 demi-journées de formation de 9h30 à 12h30

Les é, 3, 6, 9 octobre

Programme de formation

 

  • Présentation des différents modules
  • Gérer l’affichage dans Outlook

 

LA MESSAGERIE

  • Accéder aux différents comptes de messagerie qui sont installés dans Outlook
  • Rédiger un message avec une copie conforme ou invisible
  • Signifier que le message est urgent ou important
  • Joindre un fichier ou  un élément Outlook  au message
  • Marquer le message d’un suivi
  • Demander un accusé de lecture ou de réception au destinataire
  • Comment vérifier si j’ai demandé un accusé de lecture ou de réception au destinataire ?
  • Créer une catégorie
  • Appliquer ou enlever une catégorie à un message
  • Interrompre un message
  • Récupérer un message que j’ai dû interrompre pour l’envoyer
  • Comment réexpédier le même message pour pouvoir  le modifier et le renvoyer
  • Choisir les différentes façons d’être averti quand un message arrive
  • Insérer une signature déjà créée
  • Créer une signature
  • Afficher seulement les messages non lus dans la boite de réception
  • Trier et regrouper vos messages
  • Rechercher  des messages
  • Déplacer, supprimer  des messages
  • Ajouter un compte de messagerie : une adresse skynet, hotmail, gmail, etc. dans outlook

 

LE CALENDRIER 

  • Les différents affichages du calendrier
  • Définir sa plage horaire et la couleur du calendrier
  • Créer un rendez-vous
  • Modifier un rendez-vous
  • Supprimer un rendez-vous
  • Créer une catégorie
  • Appliquer la catégorie à un rendez-vous
  • Créer un rendez-vous récurrent (qui se répète plusieurs fois)
  • Modifier, supprimer un rendez-vous récurrent
  • Afficher la liste des rendez-vous pour les trier et les regrouper
  • Réafficher l’agenda par jour, semaine ou mois
  • Rechercher un rendez-vous que l’on ne retrouve plus
  • Afficher la fenêtre des rappels déjà émis
  • Gérer les rappels

 

LES CONTACTS

  • Les différents affichages des contacts
  • Créer un nouveau contact à partir du message reçu
  • Créer la fiche d’un contact
  • Créer un groupe (liste de distribution)
  • Modifier  un groupe
  • Rechercher un contact
  • Envoyer un mail, un RV à un contact
  • Voir toutes les activités Outlook échangées avec un contact (ses mails, ses RV, ses tâches)

 

LES TÂCHES

  • Créer une tâche
  • Rechercher une tâche
  • Trier, Filtrer  la liste des tâches
  • Modifier une tâche
  • Créer une tâche récurrente
  • Marquer l’avancement de la tâche

 

L’ARCHIVAGE

  • Définir les éléments qui seront automatiquement archivés  ou non
  • Archiver automatiquement  les éléments Outlook
  • Comment archiver un élément maintenant ou à une date précise
  • Récupérer les éléments archivés

Autres fonctions (sur demande)

  • Le gestionnaire d’absence au bureau
  • Programmer et appliquer des règles
  • Proposer une réunion
  • Comment suis-je averti(e) ?
  • Accepter, refuser une demande de réunion
  • Comment sais-je si tout le monde a répondu à mon invitation ?
  • Comment proposer un nouvel horaire quand je reçois une invitation ?
  • Déléguer une tâche à un tiers

 

UTILISER LE JOURNAL DES ACTIVITÉS

  • à quoi sert-il ?
  • choisir les activités qui seront automatiquement mémorisées dans le journal
  • entrer vous-même les activités dans le journal
  • gérer l’affichage du journal

 

UTILISER LES NOTES (POST-IT)

  • créer, modifier, supprimer des notes
  • coller une note dans un document